Hélios : une révolution dans la gestion comptable et financière des collectivités locales

L’application Hélios, développée par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), s’impose comme un outil central dans la modernisation de la gestion comptable et financière des collectivités locales et des établissements publics en France. Pensée pour simplifier et rationaliser les processus administratifs, cette solution numérique remplace progressivement les anciens systèmes de gestion tout en offrant des fonctionnalités avancées adaptées aux besoins des collectivités. Découvrons en détail comment Hélios transforme la gestion financière des institutions publiques locales.

Origine et contexte de création d’Hélios

L’élaboration d’Hélios répond à une nécessité croissante de modernisation des outils comptables utilisés par les collectivités locales. Jusqu’alors, ces dernières s’appuyaient sur des systèmes fragmentés, souvent obsolètes, qui ralentissaient les échanges entre les ordonnateurs et les comptables publics. L’objectif principal de Hélios est de centraliser les données financières et de rendre les processus plus fluides et plus efficaces. En réponse aux attentes des collectivités, la DGFiP a conçu une application intégrant les meilleures pratiques de dématérialisation et d’automatisation.

Hélios s’inscrit également dans une démarche de transition numérique des services publics. La France, engagée dans une dynamique de digitalisation de ses institutions, a vu dans ce projet une opportunité de simplifier les relations entre les collectivités et l’administration fiscale, tout en améliorant la transparence des opérations financières. Cette innovation s’inscrit donc dans une volonté de répondre aux défis modernes des administrations locales, tout en assurant une sécurité optimale des données.

Fonctionnalités principales d’Hélios

Gestion comptable et financière

Hélios est avant tout un outil de gestion comptable complet, conçu pour répondre aux besoins spécifiques des collectivités. Il permet un suivi précis des budgets, des dépenses et des recettes, offrant ainsi une visibilité claire sur l’état des finances publiques. Les ordonnateurs peuvent consulter, en temps réel, des informations clés sur leurs flux financiers, ce qui facilite une gestion proactive des ressources. Cette fonctionnalité contribue à éviter les dépassements budgétaires, tout en assurant une allocation optimale des fonds disponibles.

Dématérialisation des processus

L’un des apports majeurs de Hélios est sa capacité à dématérialiser l’ensemble des processus comptables. Les titres de recette, mandats de paiement et bordereaux sont désormais entièrement numériques, réduisant ainsi les délais de traitement et les risques d’erreur humaine. Cette approche numérique permet également d’éliminer les lourdeurs administratives liées à l’usage intensif du papier, tout en facilitant le stockage et l’archivage des documents. La dématérialisation représente donc un véritable gain d’efficacité pour les collectivités locales.

Moyens de paiement modernes

Hélios intègre également des solutions de paiement modernes, adaptées aux attentes des usagers et des collectivités. Le prélèvement automatique, le paiement par Internet ou encore le titre interbancaire de paiement (TIP) sont autant d’options offertes pour faciliter le recouvrement des recettes. Cette diversification des moyens de paiement contribue à améliorer la satisfaction des administrés, tout en augmentant le taux de recouvrement des recettes locales.

Consultation sécurisée en ligne

Grâce à l’Extranet Hélios, les élus et ordonnateurs peuvent accéder de manière sécurisée à leurs informations financières. Ce portail permet de consulter l’état des paiements, le recouvrement des créances ou encore la trésorerie de leur collectivité. L’accès à ces données critiques, en temps réel, favorise une prise de décision plus éclairée et renforce le pilotage stratégique des finances locales.

Le Protocole d’Échange Standard (PES V2)

Pour garantir une communication fluide entre les différents acteurs, Hélios repose sur le Protocole d’Échange Standard Version 2 (PES V2). Ce protocole assure une transmission uniforme des données comptables telles que les titres, mandats et bordereaux, ainsi que leurs pièces justificatives. Contrairement aux anciennes méthodes, souvent disparates et dépendantes du papier, le PES V2 harmonise les échanges entre les collectivités et la trésorerie.

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Cette standardisation permet non seulement de réduire les délais de traitement, mais également de limiter les erreurs liées aux manipulations manuelles. Le PES V2 constitue donc un levier essentiel pour la réussite de la transition numérique dans la gestion publique.

Avantages d’Hélios pour les collectivités locales

Réduction des coûts

L’adoption de Hélios permet aux collectivités locales de réduire considérablement leurs dépenses administratives. Les économies réalisées sur l’affranchissement, l’impression et le stockage des documents sont notables. De plus, la numérisation des processus élimine les coûts cachés associés à la gestion papier, comme le temps consacré aux tâches manuelles.

Efficacité accrue

Hélios simplifie et accélère les flux financiers grâce à l’automatisation des opérations. Les délais de traitement des paiements et des encaissements sont raccourcis, ce qui améliore la gestion des liquidités. Par ailleurs, la diminution des interventions humaines réduit le risque d’erreurs et renforce la fiabilité des données.

Suivi en temps réel

L’accès en temps réel aux données financières via Hélios est un atout majeur pour les collectivités. Les élus disposent désormais d’un tableau de bord clair et actualisé, leur permettant de suivre l’évolution de leurs budgets et d’ajuster leur stratégie financière en conséquence. Cette transparence favorise une meilleure anticipation des besoins et des défis budgétaires.

Comment utiliser l’application Hélios pour la gestion comptable des collectivités locales

Voici un guide détaillé pour comprendre comment utiliser cette application et s’y connecter efficacement.

Accéder à l’application Hélios

Pour commencer à utiliser Hélios, il est nécessaire de se rendre sur le portail en ligne dédié. Ce portail est accessible via une adresse spécifique fournie par la Direction générale des Finances publiques. Il est essentiel de s’assurer que l’accès à Internet est stable et sécurisé avant d’entamer la connexion, car des données sensibles seront manipulées.

Une fois sur la page d’accueil du portail, l’utilisateur doit localiser l’interface de connexion. Celle-ci requiert des identifiants spécifiques, composés d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Ces informations sont généralement fournies par la DGFiP ou l’administrateur désigné au sein de la collectivité. Si les identifiants ne sont pas encore disponibles, il est nécessaire de contacter le service en charge pour les obtenir.

Se connecter à Hélios

Pour se connecter, il suffit de saisir les identifiants dans les champs prévus à cet effet sur la page d’accueil du portail. Après avoir entré le nom d’utilisateur et le mot de passe, il faut valider l’opération en cliquant sur le bouton de connexion. Une fois l’authentification réussie, l’utilisateur est redirigé vers son tableau de bord personnel.

Ce tableau de bord est l’espace central où sont regroupées toutes les fonctionnalités de l’application. Avant de poursuivre, il est conseillé de vérifier que la connexion est sécurisée. Cela peut être confirmé par la présence d’un symbole de cadenas dans la barre d’adresse du navigateur.

Utiliser les principales fonctionnalités de Hélios

Une fois connecté, l’utilisateur accède à une variété de services dédiés à la gestion comptable. Voici les étapes pour naviguer dans l’application et exploiter ses fonctionnalités :

  • La consultation des données financières est possible directement depuis le tableau de bord. Les utilisateurs peuvent accéder aux informations concernant les paiements effectués, les recettes perçues, les budgets alloués ou encore l’état de la trésorerie.
  • Hélios permet également d’envoyer des documents comptables sous format numérique. Pour cela, il faut se rendre dans la section dédiée à la transmission des fichiers. Les titres de recettes, mandats de paiement ou bordereaux peuvent être déposés en suivant les indications présentes dans l’interface. Il est important de vérifier que les documents respectent le format requis par l’application avant de les soumettre.
  • La consultation des données en temps réel est une autre fonctionnalité clé de Hélios. Elle permet de suivre l’évolution des finances de la collectivité à tout moment, sans devoir attendre un bilan comptable détaillé. Cela facilite une prise de décision rapide et bien informée.
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Transmettre et recevoir des documents via Hélios

L’une des principales utilisations de l’application consiste à transmettre des documents de manière sécurisée. Pour cela, l’utilisateur doit sélectionner les fichiers à envoyer depuis son ordinateur, les importer sur la plateforme et les valider. Les documents sont ensuite automatiquement transférés à la trésorerie ou à d’autres entités concernées.

En parallèle, Hélios permet de recevoir des fichiers envoyés par les comptables publics ou d’autres partenaires administratifs. Ces fichiers peuvent être téléchargés directement depuis l’espace utilisateur. Ce processus simplifie les échanges et évite les retards liés à l’envoi physique de documents.

Assurer la sécurité et se déconnecter

Une fois les tâches terminées, il est impératif de se déconnecter correctement pour garantir la sécurité des données. Cela se fait en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans l’interface de l’application. Cette étape est cruciale pour empêcher tout accès non autorisé, surtout si l’ordinateur est utilisé par plusieurs personnes.

Après la déconnexion, il est recommandé de fermer entièrement le navigateur pour éliminer toute trace de la session. Cela est particulièrement important si la connexion a été établie depuis un réseau ou un appareil partagé.

En cas de difficulté

Si des problèmes surviennent lors de l’utilisation de Hélios, plusieurs solutions s’offrent aux utilisateurs. La première étape consiste à vérifier les identifiants saisis ou la qualité de la connexion Internet. Si le problème persiste, il est possible de contacter le service d’assistance technique de la DGFiP, qui est à disposition pour résoudre les difficultés rencontrées.

En suivant ces étapes, les collectivités locales peuvent utiliser efficacement l’application Hélios pour une gestion fluide et optimisée de leurs finances. Ce système, conçu pour s’adapter aux besoins modernes, constitue un véritable atout dans la transition numérique des administrations publiques.

 

Chantale

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