Gérer une entreprise est loin d’être une mince affaire. Mais gérer la paie des employés l’est plus encore. Il faut pouvoir calculer les horaires de chaque employé, prendre en compte plusieurs autres paramètres, vérifier toutes les données, etc. Au risque de s’entremêler les pas, de faire un mauvais calcul et de susciter le mécontentement des employés, certaines startups font recours au logiciel de paie.
Qu’est-ce qu’un logiciel fiche de paie ?
Comme le présage son nom, un logiciel de paie est un programme informatique conçu dans le but de faciliter la gestion des paies et la gestion du personnel des entreprises. À ce titre, il permet de mettre en place la fiche de paie, les déclarations sociales obligatoires, et bien d’autres documents (solde de compte du salarié, DPAE…).
Bien paramétré, le logiciel de paie est capable d’automatiser la gestion de la paie, et de gérer les données sociales de l’entreprise. Par ailleurs, cet outil peut être principalement utilisé sous deux configurations :
- Une configuration monoposte impliquant que la licence soit installée sur les appareils de l’entreprise ;
- Une configuration en mode Saas où le logiciel est entièrement installé sur le cloud.
Les avantages d’un logiciel de paie
Le premier avantage que revêt l’utilisation d’un logiciel de paie est sans doute le gain de temps. En effet, grâce à l’automatisation des tâches, l’ensemble des démarches administratives que menait l’entreprise est simplifiée. La productivité du service RH est alors améliorée, et celui-ci peut se concentrer sur les autres tâches nécessaires à l’épanouissement de l’entreprise.
Outre cet aspect, l’adoption d’un logiciel de paie réduit amplement les coûts liés aux tâches administratives ayant rapport à la paie, ce qui constitue des économies importantes. En centralisant toutes les données dans une seule et unique base, il permet d’éviter les erreurs liées à la ressaisie des informations sociales. Cet outil fiabilise également le processus de traitement de paie, réduit considérablement les risques d’erreurs sur les bulletins salaires et simplifie la conformité réglementaire.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie ?
Tout logiciel de paie digne de ce nom comprend les fonctionnalités suivantes :
- Télétransmission des DSN ;
- Tenue du registre du personnel ;
- Suivi des salariés (congés, absence, etc.) ;
- Saisie des variables de paie (prime, salaires, etc.) ;
- Édition des tableaux de bord pour le reporting RH ;
- Intégration automatique des écritures comptables ;
- Préparation et assistance pour les contrôles URSSAF ;
- Édition, dématérialisation et archivage des bulletins de paie ;
- Exécution des documents administratifs RH (attestations pôle emploi, certificat de travail…) ;
- Télérèglement des cotisations et contributions sociales via les fichiers de virements SEPA de la banque.
Outre ces fonctionnalités, certains logiciels de paie proposent également une veille juridique réglementaire, la gestion des notes de frais, une assistance par une équipe d’experts, ou une externalisation totale des paies.
Comment choisir son logiciel de paie ?
Sur le marché, l’offre relative au logiciel de paie est très vaste, mais les fonctionnalités de base sont très proches les unes des autres. Pour choisir son logiciel de paie, il importe d’analyser les besoins et les spécificités de l’entreprise. Ceci permettra de trouver la solution qui s’adapte le mieux à la taille, l’organisation et à l’architecture informatique de votre structure. Par-dessus tout, prendre en compte les trois caractéristiques suivantes s’avèrent indispensable.
La fiabilité
Un logiciel de paie fiable est celui qui incorpore automatiquement et en temps réel toutes les nouvelles normes réglementaires en matière de paie. Pour que le vôtre s’y conforme, il faudra qu’il fasse les mises à jour régulièrement. Celles-ci doivent non seulement intégrée les informations sus-citées, mais également les nouvelles fonctionnalités, et la correction des bugs.
La prise en main
Pour être facile à prendre en main, l’interface du logiciel de paie doit être simple, intuitive et claire. Ceci permettra d’automatiser une fois pour le bon le processus d’édition des bulletins, de création et d’envoi des déclarations sociales.
La sécurité
Pour garantir l’intégrité des données de vos salariés, il faudra s’assurer que :
- Toutes les données qui transitent par le logiciel de paie sont hébergées sur des serveurs sécurisés ;
- Des copies de sauvegarde sont faites régulièrement.
Top 3 des meilleurs logiciels de paie
Parmi tous les logiciels de paie du marché, trois se distingue du lot.
Paye MTAE
MTAE est un logiciel de paie principalement destiné aux cabinets d’expert-comptable et aux entreprises. Depuis 45 ans qu’il est présent sur le marché, il offre une saisie rapide des bulletins, et met à la disposition de ses utilisateurs des centaines de modèles pré-paramétrés. Il donne également la possibilité de gérer les absences, les congés payés, et offre la possibilité de calculer automatiquement l’ancienneté. Il est régulièrement mis à jour, et contient bien d’autres fonctionnalités intéressantes. Toutefois, son coût varie en fonction de la taille de l’entreprise. Pour une société qui facture 240 bulletins de paye par an, il coûtera 34 euros HT par mois.
PayFit
En dépit de son âge très jeune, le logiciel de paie PayFit se distingue de ses paires par la solution 100 % en ligne automatisée et le mode SaaS de gestion de paie. Grâce à ses deux paramètre, il simplifie les formalités de paie des TPE et des PME. En outre, il propose une aide en ligne, effectue régulièrement les mises à jour en fonction de l’évolution de la législation, et génère automatiquement les fichiers de virement SEPA. Toutes ces fonctionnalités, ainsi que les nombreuses autres qu’il contient, sont sans doute ce qui lui a permis de se propulser en haut du classement.
EBP
L’entreprise EBP propose plusieurs logiciels uniquement destinés aux TPE et PME dont EBP paie. Elle donne également le choix à l’utilisateur entre deux alternatives : la solution accompagnée et la solution autonome. La première solution laisse libre cours à l’entreprise EBP pour ce qui est du paramétrage du logiciel, tandis que, pour la deuxième solution, le paramétrage est à la charge de l’utilisateur. Par ailleurs le logiciel EBP permet de
- Communiquer une télédéclaration directe des déclarations sociales ;
- Mettre à disposition de l’utilisateur une assistance téléphonique.
Mais tout comme le premier logiciel de notre classement, son cout est fonction de la taille et des spécificités de l’entreprise.
Recourir à un logiciel de paie est donc une excellente alternative pour gérer le paiement mensuel de ses salariés. Il épargne la fastidieuse tâche de calcul, fait faire un énorme gain de temps et d’argent, et octroie plusieurs autres prérogatives.
